Электронно-цифровая доверенность - новые возможности для людей и компаний в 2024 г.

Одним из важнейших процессов, позволяющих компании вести свою хозяйственную деятельность, является подписание юридически значимых документов с контрагентами, что зачастую требует представления интересов юридического лица конкретными физическими лицами, выступающими от лица одной из сторон переговоров.

Согласно гл. 10 ГК РФ, необходимый для этого правовой механизм обеспечивается институтом представительства, регламентирующим передачу и реализацию правовых полномочий в целях представления интересов одного субъекта правовых отношений (доверителя) другим субъектом (доверенным лицом).

На практике, ключевым моментом данного процесса всегда выступала проверка доверенных лиц на предмет фактического наличия у них полномочий для подписания документов, заключения контрактов, соглашений или вступления в иные договорные обязательства от лица своего доверителя.

Ведь еще недавно, подтверждение состава доверенных полномочий, проверка подлинности печати компании, рукописной подписи доверителя и его уполномоченного представителя и, являлось не просто стандартной головной болью для предпринимателей, но и серьезным коммерческим риском.

До внедрения систем электронного документооборота, подтверждение полномочий сотрудника, обычно уже либо прописывалось в уставных документах организации, либо передавалось от высшего или иного уполномоченного лица компании посредством выписанной нотариусом бумажной доверенности на совершение той или иной сделки, или представления тех или иных интересов.

Подобный вариант работы с бумажным документом, был крайне неудобен. Удостоверение подлинности, в отдельных случаях могло потребовать специальной экспертизы. Бумага могла прийти в негодность, потеряться, а порой, и попросту быть подделана. Однако развитие цифровых технологий понемногу начало разворачивать ситуацию в более комфортное русло.

Своеобразным промежуточным вариантом стало использование механизма электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в сочетании с защищенными системами электронного документооборота (ЭДО). Согласно новой схеме, сотрудникам оформлялась электронная подпись компании (сертификат юрлица), в которой были указаны данные сотрудника и его принадлежность к организации. Такой вариант позволял корректно определить личность человека, а также его принадлежность в качестве сотрудника к той или иной компании. Однако он не всегда позволял оперативно контролировать срок и состав полномочий сотрудника как внутри организации, так и со стороны работающего с ним внешнего контрагента.

Ведь, по сути, в этом случае речь шла не столько о делегировании тех или иных полномочий на определенный срок времени, а о простом праве подписи сотрудника от лица самой компании, которое могло быть регламентировано разве что его служебной инструкцией, сопроводительным письмом или все той же нотариальной доверенностью. Предоставление же и проверка подлинности таких документов со стороны участвующих в ЭДО третьих лиц (например, банков), были не обязательными, не в последнюю очередь и в силу отсутствия технических механизмов для такой оперативной идентификации.

В результате, обладающий сертификатом юрлица сотрудник мог случайно или намеренно подписать от имени организации не соответствующие ему по уровню документы, «повесив» на компанию вполне предметные и далеко не всегда согласованные с высшим руководством обязательства.

Полноценным решением всех этих проблем стало нового цифрового решения, ставшего не просто фактической заменой прежнего бумажного аналога, но и обладающего интересными дополнительными преимуществами. Что же необходимо знать об особенностях и преимуществах использования такой цифровой доверенности в настоящее время?

Что такое электронная цифровая доверенность?

Электронная доверенность – это цифровая форма (файл в XML-формате) бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора организации или индивидуального предпринимателя, в которой указана информация о доверителе (подписанте), его доверенном лице (представителе), сроке и характере передаваемых последнему полномочий, а также возможности их передоверия третьим лицам.

Как оформить электронную доверенность?

Согласно Приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 N 857, доверенность в электронном виде должна содержать 18 основных полей. Заполнив их, создать электронную доверенность в виде соответствующего, заверенного КЭП подписанта, XML-файла, можно как на собственном компьютере пользователя, так и с использованием специальных сервисов электронных доверенностей от национальных операторов ЭДО (например, «Контур.Доверенность»), или других уполномоченных организаций (ФНС, «Честный знак», и др.). Обычно подобные сервисы обладают комфортным для использования интерфейсом (в бытовом смысле, речь идет о заполнении ряда полей в приложении программы) и вполне подходят для подавляющего большинства пользователей.

В какие сроки вводится обязательное использование электронных доверенностей для сотрудников компаний?

Оформление доверенности в электронном виде является обязательным с 1 сентября 2023 Подписать документы по прежней схеме, с уже имеющегося сертификатом юрлица, можно будет лишь до окончания срока его действия, но не позднее 31августа 2024 г.

Какие форматы электронно-цифровых доверенностей используются в настоящее время?

Изначально соответствующими ведомствами было разработано два основных формата, для межкорпоративного обмена электронными документами (b2b) и для обмена информацией с государственными органами (b2g). Большинство корпоративных и государственных структур вполне корректно работает с доверенностями, формируемыми в системах операторов ЭДО, Однако некоторые гос. порталы и некоторые ЭТП поддерживают работу только с цифровыми доверенностями, которые формируются непосредственно на их портале или площадке (например, ФНС, ФСС, «Честный Знак»). В отдельных случаях, как, например, при работе с Росреестром, сделать электронную доверенность возможно только с участием нотариуса. Поэтому, для работы с той или иной структурой, необходимо предварительно уточнить поддерживаемый ей формат документа, механизм его формирования и дальнейшего использования в договорных отношениях.

Как происходит использование электронных цифровых доверенностей в повседневной деловой практике?

В самом общем случае, сотрудник должен получить подписанный КЭП доверителя соответствующий XML-файл, который впоследствии будет прилагаться к тем или иным электронным документам, подписанным уже его личной ЭЦП. При работе с большим количеством контрагентов или различными государственными структурами подписанту удобнее выпустить электронную доверенность в специальной информационной системе. Затем, после автоматической регистрации в распределенном блокчейн-реестре этой информационной системы (ФНС, оператора ЭДО, и др). электронно-цифровой доверенности присваивается уникальный 36-значный номер (GUID), являющийся ее основным идентификатором при дальнейшем движении в электронном документообороте. Подобный подход дает возможность не только оперативно проверить валидность доверенности и полномочия подписанта, но и позволяет доверителю быстро отозвать ее при возникновении такой необходимости.

Как отозвать или передоверить выпущенную электронную доверенность?

Отзыв осуществляется посредством направления в хранящую информационную систему соответствующего заявления. В профессиональных автоматизированных системах электронного документооборота, как правило, существуют все необходимые опции для отзыва доверенности, или наделения правом передоверия других сотрудников в онлайн-режиме.

Что необходимо для того, чтобы начать эффективно работать с цифровой доверенностью уже сейчас?

Механизм цифровых доверенностей пока что остается относительно новым, и малоизвестным широкой публике инструментом, с большим количеством неочевидных особенностей и нюансов.

Поэтому, для решения этого вопроса лучше всего обратиться к представителю организации - оператора электронного документооборота, софт которого уже содержит необходимые программные модули для безошибочного и быстрого формирования нужных вам электронных доверенностей. Специалисты такой компании помогут не только разобраться во всех нюансах процесса, но и помогут провести дополнительное обучение под ваши конкретные задачи.

Задумываетесь об активном использовании электронной доверенности в повседневной работе? Необходима дополнительная информация?

Специалисты нашей компании дадут подробную консультацию по любым интересующим вас вопросам и помогут найти оптимальные решения для вашего бизнеса!